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SOM DA VIDA - Região Serrana / RJ
Desde: 16/08/2003      Publicadas: 50      Atualização: 18/11/2004

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 Desenvolvimento Pessoal

  27/03/2004
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Problemas da comunicação à distância

Como a comunicação à distância, por comodismo, praticidade, economia, rapidez e tantos outros motivos, nos envolve cada dia mais, este é o momento apropriado para refletirmos sobre esse tema e agirmos no sentido de evitar o incômodo dos possíveis deslizes.

Problemas da comunicação à distânciaProblemas da comunicação à distância

Se mesmo no téte-a-téte, com todo o cuidado, a comunicação às vezes produz mal-entendidos, não é muito difícil imaginar o que pode ocorrer quando as pessoas estão se comunicando à distância. A chance de deixar alguém contrariado por mensagens atravessadas quando nos comunicamos por telefone, por e-mail, nas conversas on-line e até por videoconferência aumenta consideravelmente. Ainda quando temos tempo de consertar o estrago tudo bem, driblamos um constrangimento aqui, outro ali e os pingos voltam a ser colocados nos devidos lugares. Mas às vezes a situação se torna irremediável e ficamos nos remoendo porque perdemos um bom negócio ou comprometemos um relacionamento importante por imprudências de comunicação.

Como a comunicação à distância, por comodismo, praticidade, economia, rapidez e tantos outros motivos, nos envolve cada dia mais, este é o momento apropriado para refletirmos sobre esse tema e agirmos no sentido de evitar o incômodo dos possíveis deslizes.
Os problemas de comunicação à distância guardam semelhanças com aqueles da comunicação que desenvolvemos no dia-a-dia na presença das pessoas, mas com complexidade muito mais acentuada. Por isso, será muito mais simples entender um e outro a partir de comparações.

Chegue ao fim

Acho que isso dá para... Eu pensei em levar o contrato na reunião e.... Espero que possamos...
É impressionante o número de pessoas que interrompem a frase e têm a expectativa de que o ouvinte conseguirá entender perfeitamente o sentido da informação que elas pretendiam comunicar. E falo em expectativa sem considerar o fato de que, provavelmente, a maioria interrompa a frase sem consciência de que esteja agindo assim. Cá entre nós, se nem passando a informação com todas as palavras, desde o princípio até o final, podemos ter certeza de que a mensagem será compreendida da maneira como desejamos, dá para deduzir sem grandes esforços quais podem ser os desdobramentos negativos de uma comunicação truncada, mutilada e com a seqüência interrompida.
Observe na sua comunicação do dia-a-dia se também não está incorrendo nesse erro. Talvez fique surpreso ao notar que sem perceber anda parando no meio do caminho e deixando por conta do ouvinte a tarefa de interpretar suas intenções. Se concluir que essa é uma falha da sua comunicação, comece já um trabalho de vigilância e se acostume a completar as frases.

Estou alertando para esse aspecto da comunicação porque, se na presença das pessoas, mesmo contando com a entonação da voz e o apoio da expressão corporal, especialmente da comunicação do semblante, que auxiliam muito no esclarecimento da mensagem que desejamos transmitir, a frase truncada pode levar ao desvirtuamento do sentido do que pretendemos falar, na comunicação à distância, em que não podemos contar com a ajuda desses valiosos recursos, as conseqüências dessa prática com certeza serão ainda muito mais graves. Particularmente nas conversas por telefone e nas reuniões por videoconferência precisamos ficar atentos e concluirmos as frases com todas as palavras. Nas conversas por telefone porque ainda não são todos os aparelhos que permitem ver a imagem do interlocutor e contamos exclusivamente com o sentido da mensagem em si e a entonação da voz. Nas reuniões por videoconferência porque, por melhores que sejam os equipamentos utilizados, a expressão corporal e até a entonação da voz podem sofrer distorções e prejudicar o entendimento da mensagem.

Nas conversas on-line e por e-mail, embora o risco seja mais reduzido, não pode ser desprezado, pois, com o hábito crescente de abreviar palavras e expressões como vc, bjs, tb, a tendência é que as frases passem pelo mesmo processo - e aí os problemas talvez venham a ser os mesmos da comunicação oral. Não estou dizendo que você não deva nunca passar a mensagem de maneira abreviada, mas sim que precisa ficar atento e se certificar de que não haverá riscos de ser mal interpretado.
Alguns dizem que essa comunicação mais abreviada utilizada nos e-mails com freqüência cada vez maior foi uma herança do telégrafo, em que as mensagens eram cobradas por tamanho e por isso quase sempre com abreviações, mas acho que não, pois, embora o e-mail também seja uma comunicação à distância e requeira objetividade, permite maior liberdade de redação para a composição do texto. Mais à frente vamos tratar da questão da objetividade e da brevidade na comunicação à distância.

Cuidado redobrado com o humor

O humor bem-feito é uma forma inteligente de comunicação, mas por melhor que seja sua qualidade nem todos o entendem da mesma maneira. Algumas pessoas levam a ironia fina, por exemplo, ao pé da letra e reagem como se as palavras quisessem comunicar exatamente seu significado em si. Quem já usou ironia e foi entendido de forma equivocada sabe o constrangimento provocado por essa circunstância - você ali vestindo uma saia justa, perplexo com a reação inesperada do outro e tentando explicar, sem sucesso, que aquela não havia sido sua intenção. E para piorar ainda mais, às vezes o fato ocorre diante de outras pessoas que, por se basearem na reação daquele que se sentiu ofendido, podem acreditar que ele tem razão e deduzir que você foi mesmo grosseiro na forma de se expressar. Bela confusão! Por isso, ao usar humor na sua comunicação exagere bastante, de tal forma que as pessoas não tenham dúvida de tratar-se mesmo de uma brincadeira. Faça imitações, caretas, mude o tom de voz, enfim, não corra nenhum risco de ser mal-interpretado.

Multiplique todos esses riscos da utilização inadequada do humor quando estiver se comunicando à distância. Ao transmitir uma mensagem por e-mail use aspas, parêntese, pontinhos, letras em itálico ou qualquer outro meio que indique sua intenção de brincar. Se descuidar dessa regra tão simples, dependendo da importância da mensagem, as conseqüências imprevisíveis poderão trazer aborrecimentos difíceis de serem contornados. Nas conversas por telefone, como só poderá contar com a voz, use humor apenas se estiver absolutamente certo de que sua interpretação será bem compreendida. Prefira reservar esse tipo de comunicação para as pessoas com as quais esteja bastante acostumado e que conheçam seu estilo de brincar. A mesma regra vale para a comunicação por videoconferência - prefira usar humor nas transmissões para grupos com os quais já esteja mais familiarizado.

Seja breve

A ordem da comunicação nos dias atuais é objetividade. As pessoas andam muito ocupadas e não têm tempo de jogar conversa fora. E, quanto mais importantes forem, menos tempo terão. São inúmeros compromissos o dia inteiro, desde a manhã até a noite. Quando o executivo de uma grande empresa diz que poderá dispor de apenas alguns poucos minutos para ouvir uma proposta de negócio, não significa que esteja desinteressado, pois, provavelmente, a agenda dele estará repleta, e qualquer atraso poderá comprometer o dia todo.
Acostume-se a planejar suas mensagens, seja numa reunião de negócios ou nos encontros sociais, com tempos diferentes. Isto é, se julgar que poderá falar mais demoradamente, poderá passar as informações completas, mas se perceber que o tempo é escasso transmita apenas o que for essencial. Há situações, e não são muito raras, em que as pessoas dispõem de apenas alguns segundos para conversar - são ocasiões em que o bote deve ser rápido e certeiro.

Comunicação objetiva, entretanto, não pressupõe informação interrompida, truncada e sem sentido. Para que possamos verificar como é possível desenvolver um pensamento completo em pouco tempo, vamos imaginar uma conversa de alguém tentando a aprovação de uma idéia por parte do CEO bastante ocupado de uma grande empresa. Vou dar o exemplo e em seguida explicar tecnicamente como também na comunicação curta e objetiva é possível cumprir rigorosamente todas as etapas de um raciocínio bem estruturado:

"Boa tarde. Obrigado por me receber. Serei bastante rápido para não incomodá-lo. Meu objetivo é falar sobre a possibilidade de redução dos seus custos com informática em pelo menos 15%. As empresas que não contam com consultoria especializada gastam com informática entre 15 e 50% a mais do que deveriam. Gostaria de colocar nossos profissionais altamente qualificados para fazer gratuitamente um rápido diagnóstico e apresentar uma proposta de como seus custos poderiam ser reduzidos, sem compromisso e sem nenhum gasto para sua empresa. Posso marcar para essa semana ou prefere que eles venham na semana que vem?"

Aí está um exemplo hipotético de como uma apresentação com começo, meio e fim poderia ser efetuada em apenas 40 segundos. Vamos analisar todas as etapas da exposição e observar como a técnica foi utilizada em cada uma delas.
No início houve o agradecimento rápido para conquistar a simpatia do ouvinte, em seguida a promessa de brevidade para quebrar a resistência de alguém que está muito ocupado e a evidência de uma redução nos custos da empresa, para conquistar atenção.
Boa tarde. Obrigado por me receber. Serei bastante rápido para não incomodá-lo. Meu objetivo é falar sobre a possibilidade de redução dos seus custos com informática em pelo menos 15%.
Na preparação o ouvinte foi informado sobre qual assunto seria tratado para que pudesse acompanhar com mais facilidade o raciocínio e percebesse que seria apresentada uma idéia lucrativa. Na seqüência, uma rápida explicação do problema existente com as empresas que não contam com a ajuda de consultores especializados, para que ele pudesse compreender melhor a proposta que era solução para esse problema.

As empresas que não contam com consultoria especializada gastam com informática entre 15 e 50% a mais do que deveriam.
No assunto central foi apresentada a solução do problema, que era o objetivo da conversa. Observe o cuidado para deixar claro que não haveria compromisso e nenhum tipo de gasto para a empresa.
Gostaria de colocar nossos profissionais altamente qualificados para fazer gratuitamente um rápido diagnóstico e apresentar uma proposta de como seus custos poderiam ser reduzidos, sem compromisso e sem nenhum gasto para sua empresa.
Finalmente a conclusão com o pedido indireto de concordância - "para esta semana ou prefere a semana que vem?". Com o pedido indireto de concordância fica mais difícil dizer não. Note que se a pergunta fosse apenas "Posso marcar para esta semana?", a resposta simples poderia ser não. O mesmo poderia ocorrer se a pergunta fosse apenas "Pode ser na semana que vem?". Com o pedido indireto de concordância, para dizer não ele precisaria dar uma explicação, e a chance de obter um sim passa a ser maior.
Posso marcar para essa semana ou prefere que eles venham na semana que vem?
Dei esse exemplo e justifiquei tecnicamente cada uma das informações para mostrar que é possível transmitir uma mensagem completa com começo, meio e fim, observando todas as recomendações da ordenação didática da fala em apenas poucos segundos. Essa mesma mensagem poderia ser passada com horas de conversa, tudo dependerá sempre do tempo disponível, seu e da outra pessoa.

Brevidade no telefone

Você já deve estar deduzindo qual é a importância dessa objetividade na comunicação à distância.
Lembro-me de uma visita que fiz ao meu saudoso amigo Blota Júnior. No meio da nossa conversa fomos interrompidos pelo telefonema de uma famosa atriz de televisão muito amiga sua. Depois de ouvi-la por um tempo prolongado, sem que ele não dissesse nada além de alguns "entendo", "concordo" e outras expressões que só indicavam que ainda estava na linha, desligou fazendo o seguinte comentário: "É uma querida amiga, mas não aprendeu que o telefone deve ser usado para dar recados e não para conversas demoradas".
Ele não disse nada a ela que pudesse demonstrar seu desagrado, mas sem perceber ela o havia incomodado.
Falar demoradamente pelo telefone pode ser muito prejudicial para os negócios e até para o relacionamento social. Pode ocorrer de a outra pessoa estar ocupada ou com algum tipo de compromisso e não ter tempo de conversar. Se você não ficar atento aos sinais que são enviados nessas ocasiões poderá passar por chato e inconveniente. Quando a outra pessoa começa a usar expressões como "tá", "ok", "certo", seguidas de longos períodos de silêncio, é um sinal de que não existe interesse ou condições de continuar a conversa. Mesmo nas situações em que a conversa seja muito agradável, dependendo de como a outra pessoa esteja ocupada, depois de desligar ela poderá se ressentir por ter perdido tanto tempo com aquele telefonema. Por isso, todo cuidado é pouco e, como regra geral de conduta, seja breve. Se ligar para o telefone celular, inicie sempre fazendo esta pergunta mágica: "Você está podendo falar agora?". Esse cuidado irá evitar muitos aborrecimentos.

Já que estamos falando sobre o uso do telefone, uma outra precaução importante é com relação à disposição que devemos demonstrar nas conversas por esse meio de comunicação. Como as pessoas não nos vêem ficam sensíveis a qualquer demonstração de desinteresse de nossa parte. Às vezes por simples negligência, sem intenção de parecermos desinteressados, podemos passar essa impressão. Por isso, principalmente quando conversar pelo telefone demonstre que está envolvido e muito interessado na conversa.

Brevidade nos e-mails

A cada dia as caixas de correspondências de e-mails estão mais sobrecarregadas. Com freqüência cada vez maior ouço reclamações de amigos que dizem perder um tempo precioso lendo os e-mails que recebem. Além dos desagradáveis spams, que nos perturbam com propagandas de todos os tipos, desde eventos na Índia até aparelhos milagrosos para aumentar o tamanho do pênis, ainda temos de ler mensagens quilométricas que poderiam ser resumidas a pouquíssimas linhas. Por isso, não queira se transformar em romancista usando e-mails à custa dos seus contatos. Se julgar que a mensagem longa é apropriada, mande-a como anexo e redija o e-mail em poucas linhas comentando o conteúdo do texto que está encaminhando.
Assim, seu contato poderá julgar se terá ou não interesse em ler a informação toda.

Cuidado também com as piadinhas, pois ao encaminhar esses textos humorísticos, mesmo que tenha custado apenas o toque em uma tecla de enviar, para quem recebe poderá parecer que você é um desocupado e que não tem nada importante para fazer. Por mais engraçada que possa ser a piada pense duas vezes antes de encaminhá-la para alguém. Esse cuidado deve ser redobrado se a piada for acompanhada de imagens pesadas. Quem ainda não possui computador potente, com conexão de banda larga, precisa ficar um tempão esperando a imagem entrar, e, quase espumando de raiva, aguarda para saber quem foi o engraçadinho que o fez esperar por aquele interminável 5 de 48 que parece nunca sair do lugar.
Esteja precavido também para não cometer o erro oposto. Essa história de entrar na comunicação on-line dizendo oi e tchau pode dar a impressão de que você não tem interesse em manter contato com a pessoa com a qual está conectado. Nesses casos procure analisar pelas respostas que for recebendo até que ponto a outra pessoa poderia estar disponível. Se perceber que sua presença não é tão oportuna, aí sim não hesite em se despedir.

Só para não esquecer, revise tudo mais de uma vez quando for mandar uma mensagem por e-mail. Erros gramaticais e palavras digitadas com falhas passam idéia de negligência e até de despreparo. Se alguém redigir o texto para você, perca um tempinho e dê uma boa olhada no que foi feito. Afinal, é sua assinatura e, portanto, sua imagem que estará em jogo.Todo cuidado é pouco.

Brevidade na videoconferência

O custo da comunicação por videoconferência ainda é muito elevado. Por isso, se não fosse apenas pelo fato de precisarmos evitar tomar o tempo de pessoas que às vezes precisam interromper suas atividades para participar de reuniões por videoconferência, há ainda essa questão do custo que precisa ser considerada. Ao participar de uma reunião por videoconferência procure planejar todos os detalhes da mensagem que pretende transmitir com a maior antecedência possível. Assim, quando tiver de se manifestar poderá falar de maneira objetiva, sem tomar desnecessariamente o tempo das outras pessoas. Se tiver de fazer alguma pergunta ou discutir pontos de vista, tenha o cuidado de ir diretamente ao assunto sem muitos rodeios. Essa é uma das muitas situações em que aquele que fala menos acaba se comunicando melhor.

Nada de destempero à distância

Se rodar a baiana quando as pessoas estão próximas fisicamente já produz confusões inimagináveis, na comunicação à distância as conseqüências podem ser ainda piores.
Se você gritar com alguém pelo telefone, ou pelo menos aumentar o volume da voz além do aceitável, seu interlocutor poderá se sentir agredido e, se ele não partir para o revide, no mínimo levantará barreiras com relação ao que estiver ouvindo, com um dado agravante: nem sempre você saberá o que ocorreu. O mais complicado é que no calor da discussão nem sempre percebemos que estamos nos comunicando de maneira agressiva, ou que estamos sendo indelicados e quando nos damos conta o estrago já foi feito. Fique atento à sua forma de se comunicar e se perceber que está falando muito alto dê meia volta e mude de atitude.
Ao mandar e-mails cuidado com as palavras em caixa alta, pois se você usar letras maiúsculas poderá dar impressão de que está GRITANDO. Portanto, só utilize esse tipo de recurso quando ele for justificável para comunicar melhor o que pretende transmitir.

Nada substitui a presença física

Temos que ser práticos e viver com a comunicação à distância, que é o meio de nos relacionarmos nos dias de hoje, mas sempre que pudermos será conveniente mantermos contatos pessoais. Assim, de vez em quando faça uma visita, marque um almoço, convide as pessoas para que o visitem e ative o contato pessoal. Pode ter certeza de que os contatos à distância que vierem depois serão mais agradáveis, porque tanto você quanto seu interlocutor irão se sentir à vontade e dispostos a se comunicar.

Web site: www.polito.com.br
Autor: Reinaldo Polito





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